Case · Båtmannen Arendal
Fra manuelle rutiner til digital arbeidsflyt hos Båtmannen Arendal
Båtmannen Arendal trengte en enklere måte å håndtere kunder, båter, arbeidsoppgaver og informasjon mellom den operative driften og administrasjonen. KlarMelding bygget en digital arbeidsflyt rundt måten bedriften faktisk arbeider på.
Utgangspunktet
Båtmannen Arendal håndterer opptak, lagring, service og arbeid på båter. Når både antall båter, kunder og arbeidsoppgaver øker, blir det viktig at informasjonen følger båten gjennom hele arbeidsprosessen.
Målet var ikke å innføre et stort standardsystem som bedriften måtte tilpasse seg. Løsningen skulle i stedet bygges rundt den eksisterende arbeidsmåten og gjøre den operative hverdagen enklere.
Én digital arbeidsflyt
De digitale arbeidsprosessene følger båten fra registrering til oppdatert informasjon for administrasjonen. Flere systemer og automatiseringer arbeider sammen i bakgrunnen, men arbeidsflyten er bygget rundt det de ansatte faktisk skal gjøre.
- Kunde og båt registreres
- Arbeid og oppgaver registreres
- Båten identifiseres med QR-kode
- Ansatte åpner riktig båt og registrerer arbeid
- Status og dokumentasjon oppdateres
- Administrasjonen får nødvendig informasjon automatisk
Riktig båt. Riktig informasjon.
QR-kode på hver båt
Hver båt kan identifiseres med sin egen QR-kode. Når koden skannes, åpnes riktig båt i løsningen. Den ansatte slipper dermed å lete gjennom lister eller være avhengig av at informasjon om båten finnes et annet sted.
Fra løsningen kan relevant informasjon og arbeidsoppgaver knyttet til båten åpnes og behandles.
Arbeidsoppgaver registreres der arbeidet skjer
Løsningen gjør det mulig å håndtere operative arbeidsoppgaver ute ved båtene. Ansatte kan blant annet registrere utført arbeid, legge inn merknader og dokumentere med bilder.
Informasjonen registreres nær der arbeidet faktisk utføres, i stedet for at den først må huskes og overføres administrativt senere.
Fra båtopptak til fakturering – automatisk
Når en båt er tatt opp og opptaket registreres som utført i webappen, sendes informasjonen videre automatisk. Fakturaansvarlig mottar en e-post om at opptaket er utført og kan faktureres.
Det finnes duplikatbeskyttelse slik at samme opptak ikke skal generere flere fakturavarsler. Det er varselet til fakturaansvarlig som automatiseres – ikke opprettelsen av selve fakturaen.
- Båt tatt opp
- Registrert som utført
- Automatisk varsel
- Fakturaansvarlig får beskjed
Den operative driften kobles direkte til administrasjonen uten at noen manuelt må sende beskjed om at jobben er ferdig.
Informasjonen samlet i systemet
Informasjon om kunder, båter, arbeidsordrer og arbeidsoppgaver struktureres digitalt og kan brukes videre i arbeidsflytene. Dette gir et felles grunnlag for det som skjer ute i driften og det administrasjonen trenger å følge opp.
Systemintegrasjon og automatisering arbeider sammen i bakgrunnen. Verktøyene er ikke hovedpoenget; det viktige er at informasjonen følger arbeidsprosessen.
Hva løsningen endrer
- Informasjon knyttes til riktig kunde og båt
- Ansatte kan finne riktig båt via QR-kode
- Arbeidsoppgaver kan håndteres ute i driften
- Utført arbeid kan dokumenteres med merknader og bilder
- Informasjon kan flyte automatisk fra operativ drift til administrasjon
- Fakturaansvarlig kan varsles automatisk når et opptak er utført
- Duplikatbeskyttelse reduserer risikoen for gjentatte varsler
- Mindre behov for manuell videreformidling av informasjon mellom personer
Automatisering for bedrifter
Løsningen ble bygget rundt bedriften – ikke omvendt
Båtmannen-caset handler ikke først og fremst om båter eller QR-koder. Det viser hvordan en eksisterende arbeidsprosess kan kartlegges, forenkles og kobles sammen digitalt.
Andre bedrifter har andre arbeidsprosesser. KlarMeldings oppgave er derfor ikke å selge det samme systemet til alle, men å finne manuelle flaskehalser og bygge en løsning som passer måten virksomheten faktisk arbeider på.
Ta kontakt
Har dere arbeidsprosesser som fortsatt håndteres manuelt?
Vi kan se på hvor informasjon stopper opp, hvor arbeid gjentas og om deler av prosessen kan automatiseres eller forenkles.
Beskriv problemet