Det er lett å tro at en bedrift er digitalisert fordi man bruker e-post, Excel, et kundesystem og kanskje noen andre programmer.
Men hvis noen fortsatt må sitte og flytte informasjon manuelt mellom dem, er egentlig ikke så mye løst.
Det er ofte ikke de store oppgavene som tar mest unødvendig tid heller. Det er alle de små tingene som gjøres flere ganger om dagen, hver eneste uke.
Her er fem ganske vanlige eksempler.
1. Skrive inn den samme informasjonen flere ganger
En kunde fyller ut navn, telefonnummer, e-post og hva han trenger hjelp med.
Så kommer informasjonen inn på e-post, og noen skriver mye av det samme inn i et kundesystem. Kanskje skal det også opprettes en arbeidsoppgave, og da legges noe av informasjonen inn enda en gang.
Hver gang tar det kanskje bare noen minutter. Men gjør du det flere ganger om dagen gjennom et helt år, blir det ganske mange timer.
Og det mest unødvendige er at informasjonen allerede finnes.
Den trenger ikke skrives inn på nytt. Den trenger bare å havne på riktig sted.
2. Sende de samme e-postene om og om igjen
«Vi har mottatt bestillingen.»
«Båten er tatt opp.»
«Jobben er ferdig.»
«Vi har mottatt henvendelsen og kommer tilbake til deg.»
Mange bedrifter sender slike meldinger manuelt hver eneste dag.
Det er selvfølgelig e-poster kunden skal ha. Men hvis den samme meldingen alltid skal sendes når noe bestemt har skjedd, er det liten grunn til at noen skal sitte og gjøre det manuelt.
Når jobben registreres som ferdig, kan kunden få beskjed. Når en bestilling kommer inn, kan kunden få bekreftelse.
Det betyr ikke at all kundekontakt skal automatiseres. Personlige spørsmål og ting som krever en vurdering bør fortsatt håndteres av et menneske.
Men en standard bekreftelse trenger ikke det.
3. Gi samme informasjon videre til neste person
Dette er også ganske vanlig.
En kunde sender inn en bestilling. Én person mottar den og registrerer kunden. Så må en annen få beskjed om hva som skal gjøres. Når jobben er ferdig, må kanskje en tredje person få beskjed slik at det kan faktureres.
Informasjonen flyttes videre fra person til person.
Ofte på e-post, melding eller muntlig.
Men dersom informasjonen allerede finnes digitalt, kan mye av dette skje av seg selv.
En bestilling kan for eksempel opprette arbeidsoppgaven direkte. Når jobben registreres som ferdig, kan den som skal fakturere få beskjed.
Da slipper man både å gjøre jobben flere ganger og å være avhengig av at noen husker å gi beskjed.
4. Lete etter informasjon som allerede finnes
«Hva var det vi avtalte med denne kunden?»
Så begynner letingen.
Ligger det i e-posten? Excel-arket? En SMS? Kundesystemet? Eller var det Yngve som snakket med kunden?
Dette er et problem jeg tror mange småbedrifter kjenner igjen.
Det er ikke nødvendigvis noe galt med Excel, e-post eller de andre systemene. Problemet oppstår når du må innom tre-fire forskjellige steder for å finne ut hva som egentlig skjer med én kunde eller én jobb.
Det bør være mulig å finne riktig informasjon på ett sted uten å måtte lete etter den.
5. Være avhengig av at noen husker neste steg
Denne synes jeg er den viktigste.
Mange rutiner fungerer egentlig bare fordi en bestemt person vet hva som skal gjøres.
Når dette er ferdig, må jeg huske å sende kunden en e-post.
Når båten er tatt opp, må jeg huske å gi beskjed om fakturering.
Når kunden har svart, må jeg huske å opprette arbeidsoppgaven.
Det fungerer helt fint.
Helt til det ikke gjør det.
Folk har mye å gjøre. De blir avbrutt. De har fri. De blir syke. Og noen ganger glemmer man rett og slett ting.
Hvis neste steg alltid er det samme, og systemet allerede har informasjonen som trengs, bør man i hvert fall spørre seg om det er nødvendig at et menneske skal huske på det hver gang.
Du trenger ikke begynne med AI
Det er fort gjort å begynne i feil ende.
«Hvordan kan vi bruke AI i bedriften?»
Jeg mener det er et dårlig sted å starte.
Se heller på en vanlig arbeidsuke og finn oppgavene dere gjør om og om igjen. Ting som må registreres flere steder. Standardmeldinger som sendes manuelt. Informasjon som må gis videre. Ting dere stadig må lete etter. Og oppfølging som er avhengig av at noen husker den.
Finn problemet først.
Kanskje løsningen er AI. Kanskje det holder med en enkel automatisering. Kanskje dere allerede har et system som kan gjøre jobben, men bare ikke bruker den funksjonen.
Og noen ganger er det faktisk best å fortsette å gjøre jobben manuelt.
Poenget er ikke å automatisere mest mulig.
Poenget er å slutte å bruke tid på manuelt arbeid som ikke trenger å være manuelt.
